Syntax proyecta e instala un sistema informático para la cadena de hoteles Hotetur que permite a los usuarios disponer de toda la información relevante sobre su área de negocio de forma actualizada y disponible las 24 horas del día. El objetivo es focalizar mucho más sus acciones comerciales y aumentar la productividad.
El matrimonio perfecto entre innovación y aplicación. Syntax es una compañía de tecnología en constante evolución que ofrece lo último en innovación al sector hostelero y Hotetur es una cadena de hoteles en metamorfosis continua para ofrecer los mejores servicios a sus clientes. La relación entre ambas empresas arrancó en el año 2004 en la feria de SIMO – Feria Internacional de Informática y Telecomunicaciones -, cuando Hotetur pensaba en un proyecto que permitiese conocer el perfil exacto de los clientes para mejorar los modelos de gestión. Los objetivos principales eran dos: Establecer un modelo estratégico basado en el conocimiento de la información relacionada con la gestión propiamente dicha y conocer que productos y servicios le parecerían más atractivos a sus clientes. Para alcanzar estos propósitos era necesario someter la información a un proceso analítico que la convirtiese en conocimiento real y estructurar la información para aprovechar al máximo las oportunidades de vender el producto pretendido por los clientes. Una vez ordenada la información debía ser adaptada al modelo estratégico de la compañía y posteriormente trasladada a los usuarios destinatarios de la información.
El objetivo era establecer una operativa que permitiese a los usuarios disponer de toda la información relevante sobre su área de negocio, que estuviese disponible de manera actualizada y en el momento en que fuese necesaria.
LA SOLUCIÓN
Tras el primer contacto entre Hotetur y Syntax en la edición del SIMO de hace tres años, donde comprobaron la oferta que les ofrecía un entorno Business Intelligence bajo plataforma Microsoft, se preparó expresamente para Hotetur un proyecto piloto donde pudieron comprobar la potencia de la solución, así como su capacidad de integración.
En ese momento, Hotetur ya disponía de una Plataforma Microsoft completa basada en SQL Server 2000, Windows Server 2003 y Share Point Portal Server 2003, así que el coste de licencias de esta solución estaba completamente cubierto. Además, como el entorno de Scorecard proporcionado por Syntax está basado en el producto Balance Scorecard acelerator de Microsoft, cuya licencia es gratuita, y un entorno de report-view basado en el producto Bi Portal, también de Microsoft con licencia sin costes, era factible cubrir todas las necesidades de Hotetur con un coste inigualable por otras plataformas Business Intelligence del mercado. El proyecto proporcionaba a Hotetur toda una plataforma de Business Intelligence englobada sobre un único proveedor – Syntax – y sobre un único fabricante – Microsoft –
RESULTADOS
En la actualidad, es una base de datos activa con información de todos los clientes de los últimos nueve años de Hotetur. “Gracias al sistema implantado se ha conseguido un alto nivel de efectividad y homogeneidad. Ahora los datos llegan con mayor rapidez y fiabilidad a todas las áreas productivas del grupo”, explica Benjamín Robles, director de tecnología de la cadena hotelera. Una vez construido el almacén de información, se crearon informes, vista y scorecars necesarios para que cada usuario tuviese la información estratégica necesaria para apoyarle en la toma de decisiones. “La posibilidad de que los usuarios puedan ver la información desde la propia intranet de la compañía desde un navegador y que ellos mismos puedan construirse las diferentes vistas ha reducido de forma considerable el esfuerzo que desde el área tecnológica nos llevaba distribuir la información ad hoc a los usuarios”, concluye Robles.
MÚLTIPLES VENTAJAS
La solución Business Intelligence tiene capacidad de poner en marcha actuaciones preventivas o pro activas en caso de que cambien las tendencias de modelo de contratación o del comportamiento de los clientes. Puede analizar la información desde varios puntos de vista diferentes y proporcionar información adicional sobre los motivos de dicha tendencia, además realiza combinaciones hasta descubrir los motivos de la transformación. Toda esta inteligencia de negocio, obtenida de la aplicación de métodos sobre una base de datos elaborada con criterios analíticos, ha permitido a Hotetur disponer de información precisa y actualizada para cada área corporativa con el objetivos de focalizar mucho más sus acciones comerciales, consiguiendo con ello un mayor grado de respuesta y obtener de esta manera un alto grado de productividad.
Las fases del proyecto
La implementación de la solución Business Intelligence se desarrolló en cinco fases definidas:
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Creación de un modelo de información y de datos que recogiese los objetivos estratégicos y operacionales del grupo.
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Diseño de una base de datos multidimensional enfocada al análisis de situaciones y no a la gestión hotelera. Esta base de datos debía contener todos los niveles de análisis, medidas e indicadores críticos contenidos en el modelo de información creado con anterioridad.
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Estructurar los informes analíticos necesarios para cada destinatario de la información, atendiendo en todo momento a las necesidades específicas de los mismos y orientada a su actividad para construir nuevos informes.
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Generar un cuadro de mando para cada una de las seis áreas corporativas. Estas áreas deberían contar con indicadores personalizados, niveles de análisis acordes a sus necesidades y el conocimiento específico de sus objetivos.
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Formar a los usuarios de la solución final para dotarles del conocimiento suficiente sobre ella con el objetivo de aprovechar la información de la manera más analítica, así como instruirles en el concepto de crecimiento sinérgico proporcionado por la solución.
Actualmente Hotetur ha vuelto a confiar en Syntax con un nuevo proyecto de evolución con PerformancePoint Server 2007